Zeitmanagement und Stress : Pausen und Termine planen
Geht es Ihnen auch häufig so? Termindruck oder zuviele Aufgaben gleichzeitig sitzen wie ein Schraubstock im Nacken. Dazu noch unvorhergesehene Aufgaben zwischendurch, das leidige Aufschieben von bestimmten uninteressanten Erledigungen bis zur letzten Minute.... Schlicht Organisationschaos im Allgat.
Nun haben Sie vielleicht schon zahlreiche "gute Ratschläge" für eine bessere Selbstorganisation oder effektivere Zeitplanung gelesen. Und vielleicht auch schon die ein oder andere Empfehlung vorübergehend in die Tat umgesetzt, aber nicht durchhalten können.
Um Stress und Belastungen im Alltag und Beruf wirklich in den Griff zu bekommen, müssen Sie leider zunächst einen gewissen Aufwand an Training und auch Ausdauer mit aufbringen, da die vorgestellten Maßnahmen nur greifen, wenn sie auch wirklich täglich bzw. fortlaufend gemacht werden. Unsere Empfehlung ist daher, sich nicht zuviel vorzunehmen, sondern eine Auswahl der vorgestellten Tips zum besseren Umgang mit Zeit und Termine zu lernen. Beginnen Sie mit einer der vorgestellten Hilfen und schauen Sie, ob es für sie passend erscheint :
Machen Sie mal Pause
In der psychotherapeutischen Arbeit ist einer meiner ersten Tips, Pausen zu planen und auch durchzuführen. Die meisten Menschen verplanen zwar ihre Arbeit bzw. Termine, nicht aber eine bzw. mehrere Pausen.- Achten Sie darauf, regelmässig eine Pause am Morgen, eine Mittagspause und auch eine Unterbrechung am Nachmittag einzuhalten. Günstig ist es dabei, die "Essenszeiten" mit einer aktiven Pause = Bewegung zu kombinieren.
- Wenn Sie eine Pause brauchen, machen Sie eine Unterbrechung. Nutzen Sie dies für einen kurzen Spaziergang, einen Plausch mit Kolleginnen, eine kurze Dehn-oder Entspannungsübung oder auch nur zu einem "Kurzurlaub" in Form einer Immaginationsübung (innere Bilder zur Entspannung).
Planen Sie ihre Aufgaben
Häufig schwirren die zu erledigenden Dinge und Aufgaben wie ein Schwarm Mücken durch den Kopf. Immer dann, wenn man an eine Aufgabe denken müsste, ist sie gerade nicht präsent. Dafür aber schiessen einem Gedanken über vergessene oder anstehende Verpflichtungen zu den unpassensten Zeiten (in der Nacht) durch den Kopf. Unser Gehirn ist zwar gut in der Verarbeitung von Informationen, allerdings zumeist recht schlecht beim Erinnern. Daher gilt :
Schreiben Sie alle Aufgaben auf, die Sie nicht sofort (innerhalb von 2 Minuten) erledigen können.
Setzen Sie Prioritäten
Üblicherweise vergeudet man die Meiste Zeit und Energie für eine nur ganz geringe Anzahl von Aufgaben oder Aktivitäten. Nicht immer für die eigentlich wichtigen Dinge.Unterteilen Sie Aufgaben in
A : Wichtig und dringend (sollte sofort bzw. am gleichen Tag zu erledigen)
B : Wichtig, aber (noch nicht) sofort zu erledigen (am nächsten Tag wird dies zu einer
A Priorität)
C : Unwichtig, aber verführerisch interessant (dies sind Aufgaben, die zum Zeitverschwenden einladen...)
D : Unwichtig und nicht dringlich : Vergessen Sie es ....
- Prioritize your tasks. Like many people, you may be spending the majority of your time on a small percentage of your tasks. Prioritizing will ensure you spend your time and energy on those that are truly important to you.
- Say no to nonessential tasks. Consider your goals and schedule before agreeing to take on additional work.
- Delegate. Take a look at your to-do list and consider what you can eliminate or pass on to someone else.
- Take the time you need to do a quality job. Doing work right the first time may take more time upfront, but errors usually result in time spent making corrections, which takes more time overall.
- Break large, time-consuming tasks into smaller tasks. Work on them a few minutes at a time until you get them all done.
- Practice the 10-minute rule. Work on a dreaded task for 10 minutes each day. Once you get started, you may find you can finish it.
- Evaluate how you're spending your time. Keep a diary of everything you do for three days to determine how you're spending your time. Look for time that can be used more wisely. For example, could you take a bus or train to work and use the commute to catch up on reading? If so, you could free up some time to exercise or spend with family or friends.
- Get plenty of sleep and exercise. Improved focus and concentration will help improve your efficiency so that you can complete your work in less time.
- Take a time management course. If your employer offers continuing education, take a time management class. If your workplace doesn't have one, find out if a local community college, university or community education program does.
- Take a break when needed. Too much stress can derail your attempts at getting organized. When you need a break, take one. Take a walk. Do some quick stretches at your workstation. Take a day of vacation.
Ask for help
If you're too frazzled to think about trying any of these tips, it's time to ask for help. Does your life feel totally out of control? If so, contact your employee assistance program (EAP) at your workplace for assistance, or discuss your situation with your doctor.
